Escritório virtual: o que é, como funciona e quais os benefícios desse serviço para o empreendedor

O “escritório virtual“, como é conhecido, na verdade não é um único serviço, mas um pacote de soluções que prometem resolver a um custo acessível as demandas básicas de quem precisa, inicialmente, abrir ou expandir uma empresa e, posteriormente, se for o caso, tocar essa operação empresarial.

É, sobretudo, muito válido para pessoas que não vão necessariamente operar um negócio, mas precisam apenas de um CNPJ para fins fiscais e legais.

Este pacote de serviços pode variar de fornecedor pra fornecedor, ora contendo apenas recursos básicos que permitem simplesmente a constituição da pessoa jurídica (PJ), ora oferecendo recursos avançados que vão desde a gestão de correspondências, até serviços como motoboy, impressões e até atendimento telefônico personalizado.

Serviços oferecidos pelos Escritórios Virtuais

Dentre os mais comuns serviços oferecidos por uma empresa de escritórios virtuais, podemos destacar os seguintes: endereço fiscal, endereço comercial, caixa postal, gestão de correspondências e, como já citado, até atendimento telefônico personalizado, que também é conhecido como secretária virtual.

Desde os mais remotos tempos desse setor, alguns escritórios virtuais sempre ofereceram serviços que vão além do “virtual” e auxiliam seus clientes também com recursos de estrutura física, como locação de salas de reunião por hora, estações de trabalho (privativas ou compartilhadas), salas de treinamento, auditórios, recepcionistas, gestão de recados deixados pelos clientes, dentre outros.

Atualmente esse mercado tem se popularizado sob a nomenclatura de coworking, que nada mais é do que uma nova forma de chamar algo que já existia, só que com uma nova roupagem, mais focada nos serviços físicos e, portanto com estruturas bem mais imponentes e robustas, que atraem públicos bem diferentes dos primeiros clientes dos primórdios dos escritórios virtuais.

Mas a essência é a mesma: várias empresas utilizando a mesma estrutura de serviços, sejam eles apenas virtuais ou também físicos. E, talvez, a nomenclatura co-working (trabalhando compartilhado) seja realmente mais apropriada.

Serviço de Endereço Fiscal

Se você teve uma ideia de negócio e decidiu abrir uma empresa, ou precisa apenas constituir uma pessoa jurídica, por questões fiscais, saiba que a primeira coisa que você irá precisar informar ao seu contador será o domicílio fiscal de sua empresa, ou seja, um endereço no qual ele possa abrir sua firma.

Em outras palavras, onde será a sede da sua empresa!?

Da mesma forma, se você deseja expandir para outras cidades ou regiões o negócio que você já tem, será preciso informar o endereço da filial ou das filiais de sua empresa.

Logo, ter um endereço físico que possa ser utilizado como endereço fiscal para abertura do seu CNPJ é algo imprescindível.

Porém, ter um endereço prescinde assumir altos custos, o que pode não ser tão interessante, dependendo das suas necessidades.

Caso o seu negócio não exija um local físico para instalar sua operação, arcar com todos os custos de uma estrutura física, como aluguel, IPTU, condomínio, conta de energia, licença de Bombeiros, dentre outros, simplesmente para ter um endereço fiscal que possa informar aos órgãos competentes, como Receita Federal, Prefeitura, Junta Comercial e bancos, é algo completamente inviável – pra não dizer impensável – pra qualquer empreendedor no início de sua jornada.

E isso também vale para uma empresa já estabelecida, mas que começou a fazer negócios noutras regiões ou estados e que, por motivos fiscais – ou comerciais, agora precisa de um domicílio fiscal na nova área de atuação, mas não tem a necessidade de um espaço físico para alocar equipes, estoques, etc. Também nesse caso, assumir os custos de uma estrutura física seria pura ineficiência operacional.

É aí que entra o serviço de endereço fiscal: por um pequeno valor mensal você pode utilizar o endereço fornecido por uma empresa de escritório virtual como domicilio fiscal de sua empresa e ter seu CNPJ sediado neste local.

Além disso, esse endereço poderá ser utilizado para receber todas as suas correspondências fiscais, provenientes dos órgãos competentes e reguladores do seu setor.

Escritório virtual com serviço de endereço fiscal

Serviço de Endereço Comercial

Diferente do serviço de endereço fiscal, o serviço de endereço comercial é uma concessão da utilização do endereço contratado apenas para fins comerciais, ou seja, nesse caso você não poderá utilizar o endereço para abrir legalmente sua empresa nesse endereço e receber correspondências dos órgãos competentes.

Ao contratar em escritório virtual optando apenas pelo serviço de endereço comercial (sem endereço fiscal) você está adquirindo o direito de utilizar o endereço da empresa contratada para divulgar em seus materiais comerciais e de marketing, como por exemplo: cartão de visitas, papel timbrado, site, redes sociais, campanhas publicitárias online e offline, etc.

Como o nome do serviço já propõe, o endereço fornecido poderá ser utilizado como “endereço comercial” da sua empresa.

Muitos coworkings ou escritórios virtuais oferecem pacotes que já englobam esses dois serviços mutuamente, o que faz bastante sentido, pois na maioria dos casos é bem interessante que o seu CNPJ esteja no mesmo lugar que você divulga em seu cartão de visitas ou no seu papel timbrado, e vice-versa.

Por isso, uma coisa bem importante a se levar em conta na hora de contratar esses serviços é se a sua atividade exige que você faça atendimentos a clientes, reuniões com parceiros, reuniões com fornecedores, etc.

Com isso em mente você pode decidir se você irá precisar de um escritório virtual que ofereça salas para reunião, atendimento, consultas, etc., e buscar por uma empresa que tenha uma estrutura alinhada com sua necessidade.

Assim você se sentirá confortável para marcar possíveis reuniões no exato endereço da sua empresa.

Secretária Virtual – Atendimento Telefônico Personalizado

O serviço de secretária virtual funciona da seguinte forma: a empresa de escritório virtual vai lhe fornecer um número de telefone próprio, que você poderá utilizar em toda sua comunicação, juntamente com seu endereço comercial.

Note que esse número é um número exclusivo seu e não o número da recepção do escritório virtual.

Cada uma das empresas que utiliza esse serviço compartilhado terá seu próprio número, porém, por meio de um sistema de detecção e identificação de chamadas, a atendente verá na tela do computador qual o número que está sendo chamado no momento da ligação e a atenderá como se fosse a secretária da empresa em questão.

Ou seja, para o seu cliente, ele não estará telefonando para um escritório compartilhado, mas sim para o seu próprio escritório.

E você poderá configurar à sua maneira como a atendente deverá agir ao receber uma ligação.

As opções mais comuns são: ela encaminhar a ligação pra você no seu número (fixo ou celular), ela anotar o recado e lhe encaminhar por email ou mesmo ela executar alguma ação, como uma marcação de consulta ou reunião na sua agenda.

Há também a possibilidade de que os atendimentos sejam feitos por uma gravação (URA) e reencaminhados para ramais específicos, mediante escolha do chamador.

Algumas empresas oferecem esse serviço com a possibilidade de DDD`s em várias regiões do país, o que pode ser bem útil no caso de empresas que desejam utilizar o serviço de escritórios virtuais justamente para abertura de novas filiais.

Gestão de recados e correspondências

Uma vez que você contrata um serviço de escritório virtual para sua empresa e começa a usar o endereço fornecido por eles, seja para fins fiscais ou comerciais, o comum de se esperar é que correspondências e pessoas (clientes, parceiros, fornecedores) passem a procurar por você ou por sua empresa nesse endereço.

É aí que entra o serviço de gestão de recados e correspondências, oferecido pela maioria dos escritórios virtuais.

A gestão de recados ocorre quando alguém vai presencialmente até o local e é atendido por uma recepcionista que, por sua vez, caso você não esteja presente, tomará nota de um possível recado que a pessoa queira deixar e o encaminhará pra você, seja por email ou telefone, conforme você tenha configurado anteriormente.

Já a gestão de correspondências se trata do recebimento e tratamento das correspondências recebidas pelos Correios ou qualquer outro serviço postal, que tenham você como destinatário.

No caso, os funcionários do escritório virtual irão separar e guardar suas correspondências em sua respectiva “caixa postal”, para entregarem a você posteriormente, e irão lança-las (protocola-las) em algum sistema que se encarregará de informar à você que tais correspondências chegaram e que você deve ir busca-las.

Muitos escritórios virtuais oferecem uma área de membros onde você poderá fazer login e acompanhar suas correspondências e recados sempre que desejar.

Aluguel de salas de reunião por hora

Sendo um dos serviços físicos mais requisitados nos escritórios virtuais, a locação de salas de reunião são uma mão na roda para profissionais liberais, autônomos, freelancers ou até mesmo empresas com equipes maiores.

Sobretudo numa época em que cada vez mais pessoas decidem adotar o formato de trabalho em home office, a demanda por locais onde se possa receber clientes e parceiros é uma grande tendência, afinal, não dá pra ficar recebendo em casa pessoas cujo seu relacionamento é estritamente profissional, não é mesmo!?

Muitas pessoas são adeptas das reuniões em cafés, restaurantes, shoppings, etc. Mas nem todo mundo se adapta a locais mais movimentados como estes. E todos temos de convir que existem reuniões e reuniões.

Quando se trata da apresentação de um projeto, da discussão de assuntos sigilosos, de um brainstorm que resultará em ideias para uma marca, patente ou qualquer outro objeto que prescinda ter sua propriedade intelectual resguardada, fazer reuniões em locais públicos não é a opção mais inteligente.

E por esses motivos as salas de reuniões compartilhadas, que oferecem os mesmos benefícios de uma sala própria, porém sem os custos fixos que esta segunda implicam, estão ganhando cada vez mais adeptos.

Imagina se você é um advogado e precisa realmente de cuidados na hora de tratar dos assuntos sigilosos de seus clientes, como mencionado acima, mas você faz apenas três ou quatro reuniões por mês e trabalha boa parte do seu tempo em casa.

Não faz sentido nenhum você manter financeiramente uma sala por trinta dias, para usá-la somente por quatro.

Além disso, se você deseja receber seus clientes num ambiente realmente profissional, limpo, arrumado, bem decorado e tomando – e podendo oferecer – aquele cafezinho bem esperto, os custos serão bem maiores, pois você precisará contratar pessoas.

E aí vem toda aquela burocracia de vínculo empregatício, décimo terceiro, indenizações contratuais, etc.

Você ainda está pensando em montar sua própria sala de reunião?

Não faz sentido não é mesmo, uma vez que você pode encontrar tudo isso em um escritório virtual ou coworking por aí, bem pertinho de você, muitos deles cobrando a partir de R$25 a R$50 por hora para você utilizar uma bela sala de reunião.

E olha que na maioria dos casos você vai encontrar incluso nesses valores o “cafezinho a vontade”, ou seja, muito mais economia do que num cafezinho e com o profissionalismo que sua reunião requer.

Salas Privativas e Salas Compartilhadas (Coworking)

Muitos clientes de escritórios virtuais tem a necessidade de serviços ainda mais ligados ao físico, e então vão atrás de opções que ofereçam estações de trabalho onde possam produzir num ambiente profissional, nos moldes de uma empresa tradicional.

É nesse ponto que o “escritório virtual” invade a seara do coworking, oferecendo espaço de trabalho compartilhado para profissionais e empresas dos mais diversos ramos e atividades.

O compartilhamento deixa de ser apenas dos serviços virtuais e passam a ser do ambiente de trabalho propriamente dito.

Para esse tipo de demanda, a principal solução oferecida pelos coworkings e escritórios virtuais são estações de trabalho com acesso a internet, que podem ser contratadas de forma avulsa (pagamento por hora ou diária), ou por meio de planos mensais ou pacotes de horas que podem ser consumidos de acordo com a necessidade dos profissionais e empresas clientes.

Geralmente os planos incluem outros serviços, como horas de sala de reunião, endereço fiscal e/ou comercial, atendimento telefônico, etc. E por serem contratos mensais que buscam uma fidelização do cliente, acabam oferecendo melhor custo-benefício para os contratantes.

Os pacotes de horas, por sua vez, não são contratos mensais, mas sim descontos progressivos que os espaços oferecem para quem comprar maiores volumes de hora.

Geralmente os pacotes não são cumulativos e devem ser consumidos num prazo de trinta dias após a data da compra.

As estações de trabalho podem ser contratadas numa sala compartilhada, onde podem trabalhar profissionais de uma ou mais empresas, juntamente com autônomos que estejam em “equipe de um homem só”.

Algumas empresas, no entanto, optam por operar numa estrutura de coworking, para se livrarem da gestão do seu espaço de trabalho, porém, preferem ter um espaço exclusivo para sua equipe e contratam assim uma sala privativa contendo o número de estações de trabalho de que necessitam.

Salas de Treinamentos e Auditórios

Os escritórios virtuais mais focados em soluções físicas podem oferecer salas específicas para treinamentos, palestras, workshops, aulas, etc.

Essas atividades são extremamente comuns no mundo empresarial e pra muitos empreendedores esse tipo de espaço é fundamental na hora de escolher um lugar para alocar o seu negócio.

A contratação desse tipo de espaço pode ser feita em planos que incluam pacotes de horas mensais nessas salas ou mesmo de forma avulsa.

Assim, as salas de treinamentos e auditórios, dentro dos escritórios virtuais (coworkings) podem ser utilizadas tanto por “clientes da casa”, ou seja, por empresas que já tem seu endereço e suas atividades nesse escritório virtual, quanto por empresas de fora, que precisam daquele espaço de forma pontual.

Nos escritórios virtuais mais voltados ao coworking, além de serem “alugadas” para uso dos clientes, as salas de treinamentos e os auditórios tem uma outra função bem importante: promover o networking do espaço, sendo palco de treinamentos, palestras, rodadas de negócios, ou quaisquer outros eventos que possam estreitar o relacionamento dos clientes entre si.

Networking para empresas e profissionais

Embora o networking não possa ser apontado como um serviço propriamente dito, oferecido pelos escritórios virtuais, ele é um benefício intrínseco desse tipo de espaço, por muitas vezes estando entre os primeiros requisitos da lista de quem está procurando por um escritório virtual para instalar sua empresa.

Os escritórios virtuais/coworking mais focados em oferecer esse tipo de valor para seus clientes estão empenhados em promover com certa frequência eventos que gerem engajamento entre as empresas e profissionais que compartilham seu espaço.

Muitos negócios são feitos e muitas parcerias são fechadas entre as empresas que compartilham um espaço de coworking com serviços de escritório virtual.

E essa é a razão de muitas empresas e profissionais estarem buscando esse tipo de ambiente hoje em dia, fugindo assim do isolamento que uma estrutura física própria acaba gerando ao negócio e ao empreendedor.

Escritórios Virtuais: Redução de custos em até 70%

Depois de todos os benefícios já citados, é preciso falar do que, talvez, seja o fator que mais move os empreendedores a buscarem um escritório compartilhado: a redução de custos.

Reduzir os custos de uma empresa não é algo que deve ser feito pontualmente, mas uma busca constante de uma gestão eficiente.

Logo, levar em conta e contabilizar a relação custo-benefício de um escritório virtual para o seu negócio pode lhe causar impactos positivos significativos e vai demonstrar que você é um empreendedor bem antenado.

A lógica e a essência dos escritórios virtuais já deixam bem claro à que eles vieram: dividir para multiplicar!

A economia do compartilhamento está a todo vapor e não é preciso ser um expert em finanças para entender que quando uma conta é dividida entre várias pessoas, o normal é que cada um pague um preço menor do que pagaria se tivesse que pagar a conta sozinho. Até aí, tudo bem entendido…

A pergunta chave é: esse é um caro que sairá barato ou um barato que sairá caro para o seu negócio?

E a resposta só você poderá obter, analisando todas as nuances da sua operação e decidindo se o uso de um escritório virtual lhe gerará redução de custos sem comprometer seus resultados operacionais ou se a falta de uma estrutura própria lhe trará resultados negativos que a redução de custos com o escritório virtual não compensariam.

Fazer o dever de casa do beanchmark e descobrir se players do seu mercado estão utilizando escritórios virtuais e, principalmente, se estão colhendo bons frutos dessa decisão pode ser um bom primeiro passo a se dar.

Estudar o mercado dos escritórios virtuais e ver o que a mídia está dizendo sobre eles também pode ajudar. Em algumas matérias jornalísticas, como por exemplo esta do UOL, em que eles dizem que “os escritórios virtuais podem reduzir em até 70% os custos de uma empresa” podem ser bem animadoras.

Segundo um

Quando surgiram os escritórios virtuais

Quem pode usar um escritório virtual? Quais empresas e atividades?

Autor:

O que você achou deste artigo?