Em função da pandemia do novo coronavírus, milhares de pessoas necessitaram se adaptar rapidamente ao trabalho remoto. Mas, como fazer com que o tempo se converta em produtividade? Muita gente tem sofrido com obstáculos, mas algumas medidas podem fazer com o trabalho remoto realmente funcionar.

Dicas para melhorar o trabalho remoto

Comunicação pessoal

A comunicação face a face é extremamente importante para empresas remotas. As entonações, inflexões e sugestões verbais que você obtém de uma conversa cara a cara simplesmente não podem ser derrotadas. A videoconferência sempre deve ser o padrão para as reuniões, a fim de manter vivo o relacionamento pessoal entre sua equipe.

Dito isto, as conversas em tempo real nem sempre são necessárias e agendá-las pode ser difícil. Se você precisar enviar uma mensagem rápida para alguém, considere fazê-lo com uma gravação de vídeo. Isso permite que você mantenha essa conexão cara a cara e explique facilmente sua mensagem.

Frequencia de reuniões

Definir uma cadência de reunião é uma das primeiras etapas que você deve executar ao fazer a transição de sua equipe para um ambiente remoto. É a maneira mais rápida de garantir que todos saibam o que devem fazer e estejam trabalhando nos projetos certos. Uma cadência de reunião significa uma programação semanal ou mensal de reuniões de rotina.

Não são reuniões que você pode cancelar por capricho. Se você não seguir rigorosamente a cadência da reunião, terá uma equipe remota desiludida, improdutiva e desmotivada. Aqui estão alguns dos tipos de reunião mais comuns que você pode incluir em sua cadência:

• Reuniões mensais completas com todos da sua empresa.
• Encontros diários entre equipes ou departamentos menores para check-in.
• Reuniões departamentais semanais para discutir projetos dentro de um departamento.
• Reuniões semanais individuais entre superiores e seus subordinados diretos.

Trabalho remoto x email

Um dos maiores erros que você pode fazer ao se tornar remoto é confiar apenas no e-mail para comunicação. Se sua equipe estiver constantemente checando seus e-mails para garantir que não percam uma mensagem, eles nunca conseguirão fazer nada.

A realidade é que o email não foi projetado para comunicação instantânea e você nunca deve esperar que as pessoas – na sua empresa ou fora dela – respondam instantaneamente. Em vez disso, implementar uma ferramenta de bate-papo como Slack comas  equipes para a comunicação interna.

Como regra simples, qualquer comunicação interna em sua empresa deve ser feita por meio dessa ferramenta de bate-papo, e qualquer comunicação externa (com clientes, possíveis clientes ou possíveis contratações) deve ser feita por email.

Manuais de processos operacionais

Muitas empresas possuem manuais físicos de seus procedimentos operacionais padrão e outros processos. Isso é melhor do que nada, mas agora que você é remoto, é necessário garantir que todas essas informações sejam digitalizadas, na nuvem e de fácil acesso.

Com tudo acontecendo no mundo agora, identifique os backups para sua equipe e processos principais. Faça um teste agora mesmo para estar preparado para alguém sair imediatamente e alterne as funções uma vez por trimestre para garantir que todas as funções possam ser tratadas por outra pessoa, se necessário.